Polityka prywatności

Wersja z 21 sierpnia 2026 · Easy OSS · Statera Finance Sp. z o.o.

Ta polityka opisuje, jakie dane osobowe zbieramy w związku ze stroną easyoss.com.pl, usługą rozliczeń VAT OSS oraz aplikacją Easy OSS, w jakim celu je przetwarzamy i jakie prawa Ci przysługują.

1. Administrator danych

Administrator: Statera Finance spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Adres: Al. Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Identyfikatory: NIP 5862385839, KRS 0000999759, REGON 523521748
Kontakt w sprawie danych: [email protected]

W sprawach dotyczących ochrony danych oraz bezpieczeństwa, w tym zgłoszeń incydentów, kontakt prowadzimy pod adresem [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

2.1. Kontakt mailowy

Gdy piszesz na adres [email protected], przetwarzamy dane zawarte w wiadomości: adres e-mail, imię i nazwisko, nazwę firmy oraz informacje o Twojej sprzedaży, które sam podasz. Cel: odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w postaci prowadzenia korespondencji handlowej).

2.2. Realizacja usługi VAT OSS

Po zawarciu umowy przetwarzamy dane identyfikacyjne i rejestrowe Twojej firmy, dane osób reprezentujących i pełnomocników, dane zawarte w pełnomocnictwie UPL-1 oraz dane transakcyjne niezbędne do sporządzenia zgłoszenia VIU-R i deklaracji VIU-DO.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości).

2.3. Aplikacja Easy OSS

Aplikacja pobiera dane sprzedażowe z podłączonych przez Ciebie źródeł, w szczególności z konta Amazon Seller Central, z BaseLinkera oraz z plików, które sam wgrywasz. Cel: wyliczenie podatku należnego poszczególnym państwom członkowskim oraz przygotowanie deklaracji.

2.4. Dane pozyskiwane przez Amazon Selling Partner API

Po udzieleniu przez Ciebie autoryzacji w Amazon Seller Central aplikacja łączy się z interfejsem Amazon Selling Partner API i pobiera wyłącznie dane transakcyjne niezbędne do rozliczenia podatku w procedurze OSS. Zakres jest ograniczony do pól wymienionych poniżej.

Zakres pobieranych danych: Identyfikator zamówienia i pozycji, data sprzedaży, wartość i waluta transakcji, kwota podatku wykazana przez platformę, kraj dostawy do konsumenta, kraj wysyłki towaru, status podatkowy nabywcy wraz z numerem VAT UE, jeżeli został podany, oraz identyfikator rynku (marketplace) i konta sprzedawcy.
Po co każde z tych pól: Kraj dostawy wyznacza państwo opodatkowania i stawkę. Kraj wysyłki rozstrzyga, czy transakcja w ogóle wchodzi do procedury unijnej. Numer VAT UE nabywcy oddziela sprzedaż B2B od B2C. Wartość, waluta i data pozwalają wyliczyć podstawę opodatkowania i kontrolować próg 10 000 EUR. Identyfikatory umożliwiają powiązanie pozycji deklaracji z raportem źródłowym w razie kontroli.
Czego nie pobieramy: Nie pobieramy imion i nazwisk konsumentów, adresów dostawy poza kodem kraju, adresów e-mail, numerów telefonu ani danych płatniczych nabywców. Dane te nie są potrzebne do wyliczenia podatku.
Miejsce przechowywania: Dane aplikacji, w tym dane pobrane z Amazon SP-API, przechowywane są na infrastrukturze zarządzanej przez Usługodawcę, zlokalizowanej w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Aplikacja nie korzysta z zewnętrznej chmury do przechowywania danych transakcyjnych.
Zabezpieczenia: Transmisja odbywa się wyłącznie kanałem szyfrowanym TLS. Dane w spoczynku, w tym tokeny autoryzacyjne do Amazon SP-API, są szyfrowane. Dostęp jest imienny, ograniczony do osób realizujących usługę i utrzymanie aplikacji, w zakresie niezbędnym do wykonania zadania, i podlega rejestracji.
Okres przechowywania: Dane transakcyjne stanowiące ewidencję procedury OSS przechowujemy 10 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji, bo taki obowiązek nakładają przepisy o procedurze unijnej. Tokeny autoryzacyjne do Amazon SP-API usuwamy niezwłocznie po cofnięciu autoryzacji lub zakończeniu umowy, nie później niż w ciągu 30 dni.
Usunięcie danych: Autoryzację cofasz samodzielnie w Amazon Seller Central; połączenie przestaje działać natychmiast. Żądanie usunięcia danych zgromadzonych w aplikacji składasz na adres [email protected]. Realizujemy je w ciągu 30 dni, z wyłączeniem danych, które musimy zachować przez okres wskazany w przepisach podatkowych.
Kontakt bezpieczeństwa: [email protected]

Dane pobrane z Amazon SP-API wykorzystujemy wyłącznie w celu świadczenia usługi rozliczeń VAT OSS dla Ciebie. Nie sprzedajemy ich, nie udostępniamy na potrzeby reklamy ani nie wykorzystujemy do budowania zestawień obejmujących innych sprzedawców.

3. Okres przechowywania

Korespondencja handlowa, która nie zakończyła się umową: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
Dane związane z realizacją umowy: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń.
Ewidencja i dokumentacja na potrzeby procedury OSS: 10 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji, zgodnie z przepisami o procedurze unijnej.
Dokumentacja księgowa: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane organom podatkowym w zakresie wynikającym z przepisów oraz powierzane podmiotom, które świadczą dla nas usługi techniczne i księgowe, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.

Aplikacja Easy OSS działa na infrastrukturze własnej Usługodawcy, dane transakcyjne nie są powierzane zewnętrznemu dostawcy chmury. Ponadto korzystamy z podmiotów przetwarzających w następujących kategoriach:

dostawca hostingu strony internetowej,
dostawca poczty elektronicznej,
dostawca systemu do podpisu elektronicznego,
biuro rachunkowe obsługujące Usługodawcę.

Z każdym z tych podmiotów wiąże nas umowa powierzenia przetwarzania. Aktualny wykaz konkretnych podmiotów udostępniamy na żądanie zgłoszone na adres [email protected].

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przetwarzane w ramach usługi i aplikacji Easy OSS przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Samo połączenie z interfejsem Amazon Selling Partner API może wiązać się z przetwarzaniem danych przez podmioty z grupy Amazon poza EOG. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO.

6. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
usunięcia danych, w zakresie w jakim nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wniosek składasz na adres [email protected]. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz do zawarcia i wykonania umowy. Bez danych wymaganych przepisami podatkowymi nie jest możliwe złożenie zgłoszenia VIU-R ani deklaracji VIU-DO.

8. Profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne.

9. Pliki cookies

Strona easyoss.com.pl nie zapisuje plików cookies ani innych identyfikatorów w Twojej przeglądarce. Szczegóły opisuje polityka cookies.

10. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres usług lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, z datą wskazaną na górze strony.